من الأنواع الأكثر شيوعاً لمستندات الأعمال

أحد أكثر أنواع المستندات التجارية شيوعًا

ومن الجدير بالذكر أن المستندات التجارية هي من المستندات التي تصدرها جهات الدولة الرسمية حسب طبيعة القرار الذي صدرت من أجله، ومن أشهرها:

الرسائل التجارية

الخطاب التجاري هو أحد المستندات الرسمية، يتم تصميمه وكتابته بشكل وأسلوب معين، ويستخدم هذا النوع عند مخاطبة شركة أو مؤسسة أو مؤسسة بشكل رسمي، أو يستخدم عند العمل مع عملاء الشركة. نفسه.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام هذه الرسائل في حالة رغبة العميل في معرفة شيء ما يحدث في الشركة أو عن الخدمة، ويمكن استخدامها للتقديم على وظيفة من خلال إضافة السيرة الذاتية للشخص المتقدم من خلال خطاب الوظيفة يمكن استخدامها عند تحديد تكاليف الأشخاص في الشركة أو شروط تقديم هذه الخدمة.

كيفية كتابة رسالة عمل

ومن الجدير بالذكر أن الرسالة التجارية هي إحدى تلك الرسائل التي لها أسلوب معين في الكتابة، وهو كالتالي:

• قسم الخطاب إلى عدة فقرات رئيسية واترك مسافات بين الفقرات.
• اختر نوع الورق المناسب لكتابة الرسالة.
• قم بكتابة جميع المعلومات الخاصة بشركتك في البداية.
• يجب الإشارة إلى تاريخ اليوم الذي تم فيه إرسال الرسالة، وهو موجود على الجانب الأيسر من الرسالة.
• اكتب معلومات عن المرسل إليه بشكل واضح وكامل.
• اختر في الرسالة تحية مناسبة للجهة التي سترسل إليها الرسالة، على سبيل المثال، “إلى من يهمه الأمر، سيدي العزيز أو أستاذي العزيز”.
• من الضروري اتباع الأسلوب الصحيح للكتابة.
• من الضروري استخدام الضمائر الشخصية.
• يجب أن يحتوي الخطاب على معلومات مفيدة بشكل صحيح وإيجاز.
• يمكنك استخدام الفعل النشط.
• من المهم استخدام الأخلاق المهذبة عند التحدث.
• اختر خاتمة تحتوي على تحية.
• يجب توقيع الرسالة.
• تسجيل البيانات المتعلقة بالتواصل معك مثل البريد الإلكتروني.
• من الضروري إضافة الأحرف الأولى من الرسالة.
• ينبغي تجنب الأعمال الورقية.
• الآن أنت بحاجة إلى إرسال الرسالة.

تقارير العمل

تقرير الوظيفة هو أحد أكثر أنواع وثائق الأعمال شيوعًا، فهو مستند لتوضيح البيانات حول الوظيفة، بالإضافة إلى تقديم المعلومات على شكل نقاط، ومن الجدير بالذكر أن كتابة تقرير الوظيفة يختلف من جهة واحدة . إلى أخرى حسب طريقة الكتابة.

هناك من يصدرها شفوياً وآخرون يصدرونها ورقياً وهو الأكثر احترافية، والجدير بالذكر أن التقارير يمكن أن تكون للشكاوى أو لتقديم المقترحات، بالإضافة إلى أنها يمكن أن تكون لعرض العديد من الأمور. كما يجب أن يتضمن تقرير خطط تطوير الشركة درجة نجاح عملية الإنتاج الجاري تنفيذها.

كيفية كتابة التقارير الوظيفية

تجدر الإشارة إلى أن هناك طريقة لكتابة تقرير العمل:

• يجب تحديد الأهداف في البداية وقبل الدخول في سياق التقرير.
• وينبغي تحديد الأطراف المشاركة في التقرير سواء كانوا ضباطاً أو موظفين أو إدارة عليا.
• اتبع الطريقة المبسطة لتقديم التقارير وكتابة المحتوى الاحترافي لتحقيق هدفك المنشود.
• عليك مراجعة الأفكار التي تم عرضها في التقرير وكتابة الأفكار بطريقة منظمة.
• يجب أن يركز التقرير على الأفكار الرئيسية، وليس الأفكار الفرعية.

عناصر كتابة التقرير الوظيفي

هناك بعض العناصر التي يجب اتباعها عند كتابة تقرير الأداء الصادر عن جهة رسمية وهذه العناصر هي كما يلي:

• الصفحة التي تم وضع الاسم عليها.
• مقدمة
• تقرير مختصر.
• محتوى.
• الجداول والرسوم البيانية.
• الاستنتاجات.
• التوصيات.
• خاتمة.

إشعار البريد الإلكتروني

ومن الجدير بالذكر أن هذه الطريقة أصبحت الأكثر رواجاً بين رجال الأعمال، فبغض النظر عن كونها إحدى الطرق التي يعتمد عليها الكثير من المهنيين لتبادل الحالات والتقارير، إلا أنها أصبحت مشهورة أيضاً نظراً لشعبية عصر التكنولوجيا والتقدم التكنولوجي. .

كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني

من المعروف أن جميع مستندات الأعمال لها أسلوب كتابة قياسي يسهل على القارئ أو المتلقي فهمها والاستفادة منها. وطريقة الكتابة هي كما يلي:

• اختر عنوان بريد إلكتروني جيد يجذب الانتباه ولا تترك هذا الحقل فارغًا لتجنب إعادة توجيه البريد إلى مجلد البريد العشوائي.
• يجب عليك اختيار العبارات المناسبة عند الكتابة.
• اجعل الكتابة قصيرة أو سلسة وتجنب الكلمات أو الجمل المعقدة لتسهيل فهمها على القارئ.
• ترك مسافات بين الأفكار المكتوبة.
• يجب أن تبدأ بتحية أو كلمات مهذبة.
• يجب أن يحتوي البريد على عبارات الشكر.
• يجب عليك تدقيق البريد الإلكتروني بعد كتابته للتأكد من عدم وجود أخطاء إملائية.
• اكتب نتيجة مقنعة.

هناك العديد من المستندات التجارية، وهي وسائل تواصل بين الجهات أو العملاء والتي تتطور في الوقت الحالي.